反恐程序文件-《文件控制程序》

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一、  目的

对于本公司运营反恐安全文件进行控制，以确保：

1)文件的充分性和有效性；

2)防止未经批准或作废文件的非预期使用；

3）文件能够满足美国海关C—TPAT防恐指导要求。

二、  范围

本程序适用于公司反恐体系文件的编制、发放、使用、变更、回收、作废等一系列活动进行必要的控制。

三、  程序

3.1 文件编制

3.1.1各部门按照反恐要求编写相应的反恐程序文件及相应的记录表单。

3.2 文件编号

3.2.1由公司指定的安全员按照文件编号规则统一对反恐程序文件进行编号。

3.2.1.1 程序文件编号

file:///C:/Users/lrong/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.giffile:///C:/Users/lrong/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.giffile:///C:/Users/lrong/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif

   例如： FK—QG—01

FK：反恐，QG：程序文件，01序号：第一份文件

3.2.1.2 表单编号

file:///C:/Users/lrong/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.giffile:///C:/Users/lrong/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.giffile:///C:/Users/lrong/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.giffile:///C:/Users/lrong/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif

例如： FK—QG—01-0001

FK：反恐，QG：程序文件，01序号：第一份文件, 0001序号：第一份表单

3.3 文件审核

3.3.1反恐程序文件和记录表单统一由公司管理代表进行审核。

3.4 文件批准

3.4.1反恐程序文件统一由副总经理批准。

3.5 文件归档

3.5.1安全员对受控文件进行分类建档，并建立《文件更新一览表》(FK-QG-01-0001)，以便对文件的版本的有效性进行动态管理；

3.5.2各类文件的原稿最终批准后统一交由安全员归档保存；

3.5.3各部门也应对反恐文件建立《文件更新一览表》(FK-QG-01-0001)，以便对文件版本的有效性进行动态管理。

3.6 受控发放

3.6.1对于需要发放至部门或现场的文件，由安全员填写《文件收发记录表》(FK-QG-01-0002)按规定范围发放，文件领用者需在《文件收发记录表》(FK-QG-01-0002)上签名领取。所有发放的文件需在文件上和其发放的记录上按注明相应的分发号，并作好分发记录，以便于追溯。各部门必须建立属于本部门文件的文档目录，并定期进行更新，以确保部门文件的保存完整及有效性。

3.6.2所有发放至公司内部使用的文件为受控文件，须加盖“受控”印章及部门编码，所有发放给客户、供方或第三方机构参考的文件为非受控文件，须加盖“非受控”印章由公司提供给供应商或船运公司的内审表视为“非受控文件”。

3.7 文件使用

3.7.1受控文件的原件一律不外借，如需临时借阅文件的人员应向安全员说明，借阅者应在指定日期内归还，到期不归还者由安全员负责查明原因并收回；

3.7.2所有受控文件不得乱涂乱改、标注或故意损坏。凡于公司内部网络上设置为共享的文件，一律设定为“只读”，除安全员外，任何人无权改写。所有共享文件（除记录表单外），使用部门不得随意下载，下载文件如无文控中心加盖受控印章，均为无效文件。因特殊情况下载文件时必须通过安全经理，任何人不得私自下载。

3.7.3文件破损严重，影响使用时，使用人应到安全员办理更换手续，交回破损文件，补发新的文件。新文件的分发号仍用原文件分发号，收回的破损文件须加盖“作废”章。

3.8 变更与新增

3.8.1部门反恐程序文件需要进行变更，需由部门向文控提出申请，文件变更后交由管理代表审核后由文控受控发行，旧版回收作废；

3.8.2部门需要反恐文件新增时，需由部门向文控提出申请，文件变更后交由管理代表审核后由安全员受控发行，旧版回收作废；

3.9 换版与作废

3.9.1文件的版本依次用26个大写英文字母A-Z/数字（0-5）来表示，首次版本为A/0。当进行小范围修改时，版本依次为A/0、A/2、……，当文件修改至A/5后即整个文档进入B/0，依此累进。大范围(40%以上的内容)修改可由上一个英文字母的版本直接进入下一个英文字母的版本，如“A/0”—“B/0”。文件换版后，原版文件作废，换发新版本；

3.9.2文件因换版、丢失、破坏、取消等原因需作废时，由安全员按《文件收发记录表》(FK-QG-01-0002)收回作废的文件，经核实后，在收回的作废文件上加盖“作废”章。

四、  相关记录

4.1文件更新一览表    FK-QG-01-0001

4.1文件收发记录表    FK-QG-01-0002